Rekruitmen Mahasiswa

prakuliah4-300x225

Sistem rekrutmen mahasiswa baru mencakup: Kebijakan rekrutmen calon mahasiswa baru, kriteria seleksi mahasiswa baru, sistem pengambilan keputusan, dan prosedur penerimaan mahasiswa baru.

Sistem rekrutmen mahasiswa dilakukan atas dasar persyaratan formal bagi calon mahasiswa telah dicantumkan dalam buku Pedoman Seleksi dan Penerimaan Mahasiswa Pascasarjana. Keefektifan implementasi sistem rekrutmen mahasiswa baru bertujuan untuk memperoleh masukan mahasiswa baru yang bermutu sesuai dengan standar dan kriteria seleksi, jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung, dan proporsi mahasiswa yang diterima dengan yang melakukan registrasi.

Kebijakan Rekrutmen Mahasiswa Baru

Kebijakan rekrutmen calon mahasiswa baru difokuskan pada peningkatan mutu mahasiswa baru. Mutu suatu program studi terutama mutu lulusan dan produk pendidikan lainnya, terutama mutu mahasiswa barunya. Strategi yang tepat (termasuk ke calon mahasiswa dari luar negeri) perlu dirancang dan dilakukan secara sistematik. Pemanfaatan alumni, penyebaran leaflet, pengelolaan website, serta pengembangan kerja sama dan jaringan merupakan beberapa strategi promosi yang dapat dipertimbangkan untuk meningkatkan jumlah peminat ke S2

Kriteria Seleksi Mahasiswa Baru

Penerimaan mahasiswa baru program S2 melalui tes tulis khusus yang diatur melalui ketentuan sebagai berikut:

  1. Memiliki ijazah Sarjana (S1) Negeri atau sederajat dengan Indeks Prestasi tidak kurang dari 2,50.
  2. Lulus S1 melalui skripsi atau telah memiliki pengalaman kerja yang memadai.
  3. Lulusan S1 dengan jalur non-skripsi diharuskan menunjukkan prestasi kerja minimal tiga tahun dalam bidangnya, disertai hasil penelitian selama bekerja dalam tugasnya.
  4. Surat keterangan berkelakuan baik.
  5. Surat keterangan berkesehatan baik.
  6. Daftar riwayat hidup dan pendidikan.
  7. Daftar karya tulis dan karya akademik lainnya.
  8. Surat izin atasan (bagi calon mahasiswa yang telah bekerja).
  9. Surat keterangan mengenai sumber biaya untuk studi sampai tuntas.
  10. Referensi dari dua tokoh akademik yang dikenal oleh pimpinan program studi dan atau pimpinan PPs UPI Bandung.
  11. Lulusan seleksi masuk yang didasarkan atas:
  • Tes Potensi Akademik dan Bahasa Inggris.
  • Daftar Riwayat Hidup.

Mengawali kegiatan rekruitmen/penerimaan calon mahasiswa baru Program studi Psikologi Pendidikan bekerja sama dengan pihak Sekolah Pascasarjana Universitas Pendidikan Indonesia melakukan kegiatan sosialisasi dan promosi dengan memanfaatkan berbagai media seperti media cetak berupa pembuatan brosur, dan media elektronik melalui website. Upaya ini bertujuan untuk menjaring sebanyak mungkin calon, sehingga mahasiswa yang diterima lebih berkualitas.

Tahap kedua, proses rekrutmen dilanjutkan dengan Tes Seleksi Masuk Sekolah Pascasarjana Universitas Pendidikan Indonesia diselenggarakan untuk menyeleksi calon mahasiswa Sekolah Pascasarjana. Perangkat tes seleksi terdiri atas (a) Tes Bahasa Inggris dan (b) Tes Potensi Akademik dengan durasi waktu tes selama 210 menit.

Pelaksanaan Tes Tulis

Tes tulis dilakukan selama 210 menit (3,5 jam) tidak termasuk waktu persiapan dan pemberian penjelasan.

Peserta tes yang datang terlambat lebih dari 10 menit setelah tes berlangsung, tidak diperkenankan mengikuti tes pada ruang yang telah ditentukan. Mereka diminta berkumpul di ruangan lain yang telah disediakan untuk dilaksanakan pengetesan secara terpisah dari kelompoknya.

Peserta tes yang datang terlambat lebih dari 30 menit setelah tes berlangsung, dengan alasan apapun tidak diperbolehkan mengikuti tes.

Waktu pengerjaan tes

Waktu yang disediakan untuk mengerjakan soal adalah sebagai berikut.

Tes Bahasa Inggris 90 menit

Tes Potensi Akademik 120 menit.

  1. Tes dilaksanakan serempak sesuai waktu yang disediakan. Tidak ada tambahan waktu terhadap peserta yang belum selesai mengerjakan semua soal. Tes harus dihentikan setelah waktu habis.
  2. Waktu yang disebutkan di atas tersebut terhitung sejak dimulainya calon mengerjakan tes, tidak termasuk waktu untuk membagikan soal, mengisi data calon pada lembar jawaban, dan memberikan penjelasan.
  3. Pelaksana tes adalah Pimpinan SPs, Ketua Program Studi, dan pada dosen SPs yang ditunjuk, dibantu oleh staf administrasi SPs.
  4. Di setiap ruang kelas, ada satu orang pelaksana tes (tester), dan satu orang pembantu pelaksana tes (proktor). Dalam melaksanakan tugasnya, tester akan menerima seperangkat bahan tes (tes bahasa Inggris dan Tes Potensi Akdemik) beserta lembar jawaban komputer (LJK) yang dikemas dalam kertas sampul dan amplop, album peserta tes yang berfungsi sebagai daftar hadir dan berita acara.

Penentuan kelulusan calon mahasiswa pada suatu program studi mengutamakan pilihan pertama. Calon mahasiswa dapat diterima pada pilihan kedua apabila skornya memenuhi syarat dan daya tampung program studi yang dipilih tersebut masih memungkinkan. Untuk menentukan kelulusan diadakan rapat koordinasi yang melibatkan panitia seleksi, pimpinan SPs dan Ketua Program Studi setelah skor tes tersebut diketahui.

Data/informasi lain tentang calon mahasiswa yang dituangkan dalam formulir pendaftaran beserta persyaratan-persyaratannya dijadikan faktor pendukung untuk memastikan kapasitas calon dari segi latar belakang pendidikan dan pengalamannya serta dukungan finansial untuk studinya. Namun hal ini hanya digunakan pada saringan terakhir setelah calon terjaring berdasarkan hasil tes.

Hasil tes ditetapkan berdasarkan surat keputusan rektor yang disebarluaskan melalui website UPI. Selain itu hasil tes diumumkan secara individual melalui surat yang ditujukan ke alamat rumah atau kantor setiap peserta dan melalui website.

Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru

 

NO. URAIAN KEGIATAN PENANGGUNG

JAWAB

DOKUMEN TERKAIT
1 Persiapan Rencana Kerja PMB

Setelah masa Penerimaan Mahasiswa Baru periode sebelumnya selesai, Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan melakukan rapat kerja, dengan arahan dari direktur SPS/Asdir 1, untuk menyusun program dan mempersiapkan PMB.

Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan  
1.1

 

Menginventarisasi kebutuhan kebijakan tentang PMB (al : syarat pendaftaran, biaya kuliah, beasiswa).  

Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan

 
1.2 Menginventarisasi kebutuhan media informasi PMB (al: leaflet/booklet, website dan media informasi lainnya). Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan  
1.3 Pengadaan perlengkapan yang diperlukan dalam pelaksanaan PMB. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan  
1.4 Membuat anggaran untuk pelaksanaan kegiatan pada point 6.1.3. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan  
1.5 Pengkoordinasian pelaksanaan Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI dengan semua bagian yang terkait. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan  
2 Persiapan Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru    
2.1 Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kasi. Keuangan dan SDM dan Bagian-bagian lain yang terkait, untuk menetapkan Panitia PMB berdasarkan Surat Keputusan (SK) Rektor. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan, Kasi. Keuangan dan SDM SK Rektor
2.2 Kasi. Aset Fasilitas dan TIK mengadakan pelatihan operasional PMB bagi para panitia Operasional PMB paling lambat 7 hari sebelum loket PMB dibuka. Kasi. Aset Fasilitas dan TIK  
2.3 Paling lambat tiga bulan sebelum Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI, Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan membuka loket layanan informasi dan penjualan formulir PMB serta menyediakan leaflet/ booklet dan informasi yang terkait. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan  
3 Pelayanan Informasi PMB    
3.1 Calon mahasiswa atau yang mewakili mendapat layanan informasi.    
3.2 Calon mahasiswa atau yang mewakili dapat mengambil formulir PMB di loket yang ditetapkan dengan menunjukkan bukti pembayaran dari Bank yang ditetapkan.    
3.3 Calon mahasiswa atau yang mewakili mengisi Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Program Magister.   Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Program Magister.
3.4 Petugas Pendaftaran PMB melakukan entri data Pengambilan Formulir PMB. Petugas PMB  
3.5 Petugas PMB membuat   Rekapitulasi Pengambilan Formulir sebagai bahan Laporan kepada Asdir 1 dan Ka. Prodi. Petugas PMB Rekapitulasi Pengambilan Formulir
4 Penerimaan dan Pemeriksaan Formulir Pendaftaran    
4.1 Calon mahasiswa atau yang mewakili, menyerahkan semua persyaratan yang tercantum pada Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Program Magister kepada petugas PMB.   Formulir Pendaftaran Calon Maha-siswa Program Magister.
4.2 Petugas PMB menerima dan memeriksa semua berkas Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Program Magister (termasuk data pilihan program studi), Tanda Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI, beserta kelengkapannya, dan menandatangani Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Program Magisterr) dan Tanda Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI. Petugas PMB Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Program Magister, Tanda Peserta Tes Seleksi Ma-suk Calon Mahasiswa SPs UPI
4.3 Petugas PMB membagi Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI ke dalam kelompok-kelompok berdasarkan kapasitas ruang dan kapasitas pengawasan, melakukan pencatatan data, dan menempelkan foto Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI pada Album Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI. Petugas PMB Album Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI
4.4 Petugas PMB menyerahkan Tanda Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI kepada calon mahasiswa atau yang mewakili. Petugas PMB Tanda Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI
4.5 Petugas PMB melakukan entri data Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI. Petugas PMB  
4.6 Petugas PMB membuat rekapitulasi pengembalian formulir seperti pada butir 6.4.1 dengan mengisi Formulir Rekapitulasi Pengembalian Formulir. Petugas PMB Formulir Rekapitulasi Pengembalian Formulir
5 Persiapan Tes Seleksi    
5.1 Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kasi. AFATIK, Kasi. Keuangan dan SDM untuk mempersiapkan kebutuhan sarana dan prasarana Tes Seleksi. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan, Kasi. AFATIK, Kasi. Keuangan dan SDM,  
5.2 Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Asdir 1 dan para Ka. Prodi untuk menyiapkan Tim Tes Seleksi dari tiap Prodi. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan, Asdir 1, Para Ka. Prodi  
5.3 Direktur Sps menetapkan dan menyerahkan daftar   Anggota Tim Tes Seleksi per Prodi kepada Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan. Direktur Sps  
5.4 Asdir 1 mengajukan beberapa nama pembuat, peninjau ulang dan verifikasi soal Tes Seleksi untuk dibuatkan SK nya oleh Direktur SPs. Asdir 1  
5.5 Kasi. Akdemik dan Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kasi. AFATIK untuk mempersiapkan ruangan dan sarana pendukung lainnya berdasarkan Album Peserta Tes Seleksi Masuk Calon Mahasiswa SPs UPI seperti pada butir 6.4.3. Kasi. Akdemik dan Kemahasiswaan, Kasi. AFATIK Album Peserta Tes Seleksi Ma-suk Calon Maha-siswa SPs UPI
5.6 Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Ka. Prodi serta Kasi. Keuangan dan SDM untuk menetapkan pengawas Tes Seleksi berdasarkan Panduan Pelaksanaan Tes. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan , Ka. Prodi, Kasi. Keuangan dan SDM  
5.7 Asdir 1 mengadakan rapat koordinasi dengan Ka. Prodi dan Pengawas Tes Seleksi untuk mempersiapkan pelaksanaan Tes Seleksi paling lambat 1 hari sebelum pelaksanaan Tes tsb. Asdir 1  
5.8 Kasi. AFATIK memasang informasi tentang Denah lokasi ruangan pelaksanaan Tes Seleksi paling lambat 1 hari sebelum pelaksanaan Tes Seleksi di sekitar lokasi Tes Seleksi. Kasi. AFATIK  
5.9 Direktur SPs dan Asdir 1 melakukan pengarahan pelaksanaan Tes Seleksi kepada seluruh pengawas, sebelum pelaksanaan Tes Seleksi. Direktur SPs, Asdir 1  
6 Pelaksanaan Tes Seleksi    
6.1 Petugas PMB (perlengkapan) menyiapkan dan menyerahkan seluruh dokumen pelaksanaan Tes Seleksi kepada pengawas Tes Seleksi, yang terdiri atas :

1.   Album Peserta Tes Seleksi (termasuk daftar hadir)

2.   Naskah Soal Tes Seleksi

3.   Lembar Jawaban Tes Seleksi

4.   Berita Acara Serah Terima Naskah Soal Tes Seleksi dan Lembar Jawaban

5.   Berita Acara Pelaksanaan Tes Seleksi

6.   Berita Acara Serah Terima Lembar Jawaban

Petugas PMB  
6.2 Petugas PMB (perlengkapan) mengambil Berita Acara Serah Terima Naskah Soal Tes Seleksi dan Lembar Jawaban langsung pada saat serah terima tsb dilakukan. Petugas PMB Berita Acara Serah Terima Naskah Soal Tes Seleksi dan Lembar Jawaban
6.3 Setelah pelaksanaan Tes Seleksi, pengawas Tes Seleksi langsung menyerahkan berkas Lembar Jawaban yang telah di Isi, Berita Acara Pelaksanaan USM dan Berita Acara Serah Terima Lembar Jawaban kepada petugas PMB (perlengkapan). Pengawas PMB Lembar Jawaban yang telah di Isi, Berita Acara Pelaksanaan Tes Seleksi, Berita Acara Serah Terima Lembar Jawaban
6.4 Ketentuan tentang pelaksanaan USM bagi Pengawas, Peserta dan Petugas PMB diatur dalam Buku Petunjuk Pelaksanaan Test Seleksi.    
6.5 Berdasarkan Berita Acara Pelaksanaan Tes Seleksi, Petugas PMB (perlengkapan) membuat Rekapitulasi Peserta yang Ikut Tes Seleksi, yang berkoordinasi dengan Petugas PMB (Kesekretariatan). Petugas PMB Berita Acara Pelaksanaan Tes Seleksi, Rekapitulasi Peserta yang Ikut Tes Seleksi
6.6 Berkas-berkas hasil pelaksanaan Tes Seleksi akan disimpan dan dikendalikan oleh Petugas PMB (Kesekretariatan). Petugas PMB  
7 Kriteria Kelulusan Tes Seleksi    
7.1 Bersamaan dengan penyusunan/ peninjauan ulang soal Tes Seleksi, para Ka. Prodi berkoordinasi dengan Direktur SPs menetapkan passing grade/rumusannya sebagai dasar penentuan kelulusan calon mahasiswa baru. Ka. Prodi, Direktur SPs  
7.2 Penetapan hasil Tes Seleksi menjadi kewenangan dan tanggung jawab Ka. Prodi berdasarkan kriteria 6.7.1. Ka. Prodi  
8 Pengumuman Hasil Tes Seleksi    
8.1 Petugas PMB (Pengelola Data) dengan sepengetahuan Asdir 1 mengkoordinir pelaksanaan koreksi terpadu hasil Tes Seleksi (oleh Tim Tes Seleksi perwakilan Prodi yang telah ditunjuk Kaprodi masing-masing Prodi), melakukan input, serta mengolah data nilai hasil Tes Seleksi. Petugas PMB  
8.2 Petugas PMB (Pengelola data) dengan sepengetahuan Asdir 1 menyerahkan data nilai hasil Tes Seleksi yang telah diolah serta data passing grade periode sebelumnya kepada Ka. Prodi masing-masing Prodi, selanjutnya Ka. Prodi Masing-masing Prodi menetapkan daftar peserta yang akan diterima, paling lambat sepuluh hari sebelum Pengumuman Hasil Tes Seleksi. Petugas PMB, Ka. Prodi  
8.3 Petugas PMB (Kesekretariatan) memfasilitasi rapat koordinasi dengan para Ka. Prodi untuk menentukan peserta yang akan diterima pada masing-masing Prodi, paling lambat lima hari sebelum Pengumuman Hasil Tes Seleksi. Petugas PMB  
8.4 Petugas PMB (Kesekretariatan) menyerahkan daftar peserta Tes Seleksi yang dinyatakan diterima dan lulus seleksi pada masing-masing Prodi berdasarkan kesepakatan pada butir 6.8.3, paling lambat tiga hari sebelum Pengumuman Hasil Tes Seleksi. Petugas PMB  
8.5 Petugas PMB (Kesekretariatan) menyiapkan pengesahan Surat Keputusan (SK) Rektor mengenai hasil seleksi PMB dua hari sebelum Pengumuman Hasil Tes Seleksi. Petugas PMB SK Rektor
8.6 Daftar Peserta Tes Seleksi yang Lulus Seleksi diumumkan melalui surat pemberitahuan kelulusan per peserta, website atau media lainnya yang dilengkapi dengan Surat Keputusan Rektor.   Daftar Peserta Tes Seleksi yang Lulus Seleksi
9 Umpan Balik    
9.1 Setiap akhir tahun akademik Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan meminta dan menerima evaluasi perkuliahan dan ujian para mahasiswa angkatan tahun pertama masing-masing Prodi. Kasi. Akademik dan Kemahasiswaan  
9.2 Asdir 1 mengevaluasi data nilai hasil USM calon mahasiswa dan evaluasi perkuliahan dan ujian, sebagai input untuk Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) periode berikutnya. Asdir 1